Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

CollaBrains verwerkt documenten in een private cloud op eigen EU-servers (Hetzner/DigitalOcean EU). Wij verkopen geen data. Verwerker in de zin van AVG.

2. Welke data

Signal-nummer (routing ID), e-mail, documenten (PDF/jpg), OCR-tekst, metadata (bedrag, vervaldatum). Geen tracking cookies.

3. Grondslag

Overeenkomst (abonnement), toestemming (verificatie), wettelijke plicht (facturatie 7 jaar).

4. Bewaartermijn

Documenten: zolang abonnement actief + 30 dagen na opzegging (exporteer vooraf). Backups: 30 dagen. Facturen: 7 jaar.

5. Rechten

Inzage, correctie, verwijdering (“Verwijder al mijn data” in Admin → GDPR), dataportabiliteit (export UBL/CSV/PDF). Verzoek via admin@collabrains.eu binnen 30 dagen.

6. Beveiliging

TLS, at-rest encryptie, geïsoleerde tenants, MFA voor beheerders, audit log, dagelijkse backups (S3, 30 dagen), monitoring (healthcheck 20s).

7. Subverwerkers

Geen externe AI-cloud: CollaBrains AI draait on-premise. Mollie/Stripe alleen voor betalingen. Signal gaat via Signal-koppeling on-premise.